Hoewel elke gemeente zal kunnen vertellen ‘hoe zij heet’, blijken er in de praktijk van ons werk toch wel eens problemen te ontstaan, met name als gemeenten samengaan. Team JUZA en team LRP hebben samen aan een ‘Leidraad’ over dit onderwerp gewerkt, waaruit ik hieronder citeer. In deze Leidraad wordt de aanleiding, de manier hoe de officiële naam van een gemeente bepaald dient te worden en ook welke variaties er mogelijk zijn beschreven.

In het gewone kerkelijk leven van onze gemeenten komen allerlei namen en aanduidingen voor van deze gemeenten, en meestal zijn zij voor alle betrokkenen volkomen duidelijk. Als in die praktijk iemand aangeeft dat hij behoort tot ‘wijk 1 van de hervormde gemeente’, of tot de ‘Ichthuskerk’ begrijpt meestal iedereen wat hij bedoelt. Dit geldt echter niet altijd en overal: soms moeten we preciezer zijn.

De gemeenten van de Protestantse Kerk krijgen steeds meer te maken met regelgeving die leidt tot bijvoorbeeld registratie in het ANBI-register, bij de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel. Daarbij worden gegevens van de kerk en overheidsdiensten aan elkaar gekoppeld. Een kerkordelijk juiste tenaamstelling van gemeenten van onze kerk is wezenlijk, juist omdat de gemeenten en de dienstenorganisatie beide contacten met de overheid over genoemde registraties hebben. Er mogen geen misverstanden ontstaan doordat een gemeente onder verschillende namen bekend is.

De kerkorde

De belangrijkste aanwijzing voor de naam van de gemeenten van onze kerk is te vinden in ord. 2-4-1:

Elke gemeente heeft haar door de kerk vastgestelde grenzen en wordt aangeduid als respectievelijk de Protestantse gemeente te …., de Hervormde gemeente te …., de Gereformeerde kerk te ….., de Evangelisch-Lutherse gemeente te …..,

waar nodig met een bijzondere aanduiding om haar kerkordelijk, postaal en in het rechtsverkeer te onderscheiden van de andere plaatselijke gemeente(n).

Wat hier staat kan schematisch als volgt worden weergegeven:

De officiële (= kerkordelijke) * naam van een gemeente is opgebouwd uit (max.) vier elementen
1	2	3	4
Type	Eventueel: toevoeging	te	Plaatsnaam of geografische aanduiding
Protestantse gemeente, Hervormde gemeente, enz.	van bijzondere aard, Ichthus, Noorderkerk, enz.	te	Naam burgerlijke gemeente of plaatsnaam, evt. twee plaatsnamen, evt. geografische aanduiding.

*) In het spraakgebruik gaat het vaak over de ‘officiële’ naam. Daarmee bedoelen we in deze context: de naam volgens de kerkorde.

Toelichting schema:

1. Type:

Met ‘type’ gemeente bedoelen we de vier mogelijkheden die er zijn in onze kerk: een Protestantse gemeente, een Evangelisch-Lutherse gemeente, een Gereformeerde kerk of een Hervormde gemeente. Let daarbij op het gebruik van hoofdletter en kleine letter, in de officiële naam hoort het precies zo te zijn.

Andere typeringen zijn in de officiële naam niet mogelijk.

Hierna zullen we nog bespreken, dat er in de dagelijkse praktijk meer mogelijk is, nu gaat het over de officiële naam.

2. Toevoeging (tweede volzin ord. 2-4-1)

Ord. 2-4-1 zegt dat een bijzondere aanduiding aan de naam wordt toegevoegd, als dat nodig is om een gemeente kerkordelijk, postaal en in het rechtsverkeer te onderscheiden van de andere plaatselijke gemeente(n).

Toevoegingen in de officiële naam zijn alleen aan de orde in één van de hieronder beschreven situaties.

1. Is er op hetzelfde grondgebied sprake van meerdere gemeenten van hetzelfde type (niet zijnde van bijzondere aard, zie 2b), dan is een toevoeging nodig, om de gemeenten van elkaar te kunnen onderscheiden. Zo’n toevoeging wordt toegepast bij ‘de tweede / volgende gemeente’. Ook kunnen álle gemeenten van hetzelfde type op hetzelfde grondgebied een toevoeging krijgen voor “te” (bijvoorbeeld Protestantse gemeente Crosspoint te Nieuw-Vennep, Protestantse gemeente De Rank te Nieuw-Vennep, Protestantse gemeente Witte Kerk te Nieuw-Vennep).

2. In ord. 2-5-5 gaat het over de vorming van gemeenten van bijzondere aard.

In ord. 2-5-5 wordt niet met zoveel woorden gezegd, dat de aanduiding ‘van bijzondere aard’ in de naam moet zijn opgenomen. Het kàn wel -LRP kent diverse voorbeelden- en dan is daarmee meteen voldaan aan ord. 2-4-1, tweede volzin (dan is er naast bijvoorbeeld de ‘Hervormde gemeente te <plaatsnaam>’ een ‘Hervormde gemeente van bijzondere aard te <plaatsnaam>’).

Om de gemeente van bijzondere aard te onderscheiden kan er ook een andere toevoeging gebruikt worden ( bijvoorbeeld: ‘Hervormde gemeente Eben Haëzer te <plaatsnaam>’) en in LRP wordt ook een combinatie aangetroffen ( bijvoorbeeld: ‘Hervormde gemeente van bijzondere aard Rehoboth te <plaatsnaam>’). Hoewel dit laatste dubbelop is, is het akkoord.

3. Tussenvoegsel ‘te’

Het tussenvoegsel is volgens ord. 2-4-1 verplicht onderdeel van de naam en mag daarom in officiële documenten niet ontbreken.

In de dagelijkse gemeente-praktijk (zie Patroon en Praktijk) kan “te” weggelaten worden.

4. Plaatsnaam

Rond het element ‘plaatsnaam’ komt veel variatie voor.

4.1. In principe staat hier de naam van de burgerlijke gemeente.

4.2. Dit is anders als de burgerlijke gemeente het resultaat is van de samenvoeging van meerdere woonplaatsen. In dat geval wordt de naam van de woonplaats vermeld.

Gemeentelijke herindelingen kunnen ervoor zorgen dat de naam van een gemeente niet meer overeenkomt met de naam van de burgerlijke gemeente. Bijvoorbeeld: in de naam van de Protestantse gemeente te Huissen was was ‘Huissen’ ooit een zelfstandige burgerlijke gemeente, maar deze valt inmiddels onder de burgerlijke gemeente Lingewaard. In het jaarboek staat deze gemeente als Protestantse gemeente te Huissen, de notaris zal schrijven Protestantse gemeente te Huissen, gevestigd te Lingewaard.

Als uitzondering op ‘één plaatsnaam’ is denkbaar dat door de samenvoeging van twee kerkelijke gemeenten twee plaatsnamen worden opgenomen, bijvoorbeeld: Hervormde gemeente te IJsselmuiden – Grafhorst.

4.3. Grote steden kunnen meerdere basis gemeenten hebben, elk met een eigen grondgebied. Dan is het te weinig onderscheidend om (alleen) de plaatsnaam te vermelden en kan gebruik gemaakt worden van een geografische aanduiding, bijvoorbeeld:

Protestantse gemeente te Rotterdam-Noordrand, … te Rotterdam-Zuid, … te

Rotterdam-Kralingen, .. te Rotterdam-IJsselmonde, etc. In de notariële akte staat achter deze officiële naam in dit voorbeeld nog “ gevestigd te Rotterdam”.

4.4. Dan is er nog de variatie, dat door fusies van meerdere kerkelijke gemeenten een opsomming van alle betrokken gemeenten in de naam niet meer praktisch is, en er behoefte is aan een ‘geografisch getinte aanduiding’, bijvoorbeeld ‘Maas Heuvelland’.

Moet deze ‘geografisch getinte naam’ nu geplaatst worden achter ‘te’ (op de plaats waar normaal gesproken de diverse woonplaatsen zouden staan)? of daarvoor, als een soort toevoeging, die eigenlijk niet is toegestaan (zie hiervoor sub 2)? Maar wat komt er dan achter ‘te’?

Omdat hierover in de praktijk nogal verschillend wordt gedacht en het vraagstuk aan de hand van ord. 2-4-1 niet heel precies is te beantwoorden, hebben wij de volgende beleidslijn vastgesteld:

– de gemeente mag kiezen tussen:

De [type] gemeente (eventueel: TOEVOEGING) te GEOGRAFISCH GETINTE NAAM of De [type] gemeente (eventueel: TOEVOEGING) GEOGRAFISCH GETINTE NAAM te PLAATSNAAM.

Die keuze wordt vervolgens consequent gevolgd.

3. Patroon en praktijk

Net zo goed als niet iedereen in het dagelijks leven met zijn voltallige geboortenamen wordt aangesproken, kan er in de praktijk (website, kerkblad, logo, plaatselijke kranten) uiteraard soepel omgegaan worden met de naam van een gemeente.

Belangrijk is wel dat de gemeente ervoor waakt dat duidelijk blijft wat haar identiteit is.

Daarbij moet de naam onderscheidend zijn van andere kerkelijke gemeenten.

Het is ook mogelijk dat in LRP, naast de officiële gemeentenaam, een niet-officiële naam wordt vastgelegd als aanschrijfnaam. Deze wordt door LRP gebruikt bij bv. het afdrukken van de gemeentenaam op toezeggingsformulieren.

Dit gezegd zijnde benadrukken wij, dat in officiële stukken de officiële naam gebruikt moet worden.Dat is bijvoorbeeld bij de fusie (voorheen: ‘ vereniging’, nu ‘samengaan´) van gemeenten. In de officiële documenten (besluit van de kerkenraden, goedkeuring classicale vergadering, publicatie, notariële akte) moet dan consequent de juiste naam worden gehanteerd, ter voorkoming van verwarring.

Let op dat in de besluiten niet alleen de naam van de fuserende gemeenten wordt genoemd, maar ook de naam van gemeente die daaruit ontstaat! En conform deze Leidraad.

Hetzelfde geldt voor het jaarboek.

4. Hulp bij moeilijke gevallen

Als medewerkers van de dienstenorganisatie (LRP, bureau Juridische zaken) bemerken wij dat het bovenstaande niet altijd duidelijk is, en het is in sommige gevallen ook niet eenvoudig. En dan kan het gebeuren dat er een naam in een notariële akte terecht komt, en daarmee soms in het kadaster, die niet overeenkomt met de officiële naam. Of dat de Kamer van Koophandel vragen stelt over de identiteit van een gemeente bij het aanmaken van een KvK-nummer. En zo meer.

Om misverstanden te voorkomen stellen wij voor, dat gemeenten en classicale vergaderingen, die vragen over dit onderwerp hebben, contact kunnen opnemen met bureau JUZA (juza@protestantsekerk.nl). Dat bureau stemt zo nodig af met Team LRP en geeft vervolgens aan wat de officiële naam is. Op die manier kan in vroegtijdig stadium eenduidigheid bereikt worden.

Landelijk steunpunt gemeentecontacten

Er is een backoffice ingesteld waar u met al uw vragen over uw gemeente en de kerk terecht kunt. De garantie is dat u binnen 48 uur een gedegen antwoord krijgt. U kunt van deze service gebruik maken door het Landelijk Dienstencentrum te bellen en dan keuze optie 1 in te toetsen. Telefoon 030 880 1880

Bereikbaar maandag t/m donderdag 9.00 – 20.00 uur en vrijdag 9.00 – 16.00 uur.